Habilidades requeridas para la administración de proyectos

Para ser un buen administrador de proyectos, se requieren de múltiples habilidades, tanto adquiridas por un medio formal como las adquiridas por un medio informal. A continuación se describe una breve reseña de lo mínimo requerido para lograr esto.

Existe una extensa literatura profesional para desarrollar, uno como ingeniero, las habilidades necesarias para llevar a cabo la administración de proyectos adecuadamente, pero entre ellas el libro PMBOK que viene siendo uno de los mejores en el área.

El PMBOK ha desarrollado un sistema de competencias para la administración que determina las dimensiones requeridas por un administrador, que vienen siendo el conocimiento procedural, que aplicado junto al conocimiento declarativo sirven para mejorar las revisiones post-proyecto; y las competencias de comportamiento, donde estos sirven como medio para aprender liderazgo con práctica, refleccion y retroalimentacion del trabajo, en otras palabras, esto es aprendido principalmente por experiencia laboral. Los autores Bassellier y Benbasat descubrieron que una habilidad clave para todo administrador de proyectos es el conocimiento interpersonal, el conocimiento de administración, y el conocimiento a la organizacion espeficica. Para la cual, ésta idea junto con el sistema de competencias para la administración del PMBOK, antes mencionado, han logrado un punto de inicio para poder examinar adecuadamente los conocimientos, habilidades y talento requerido para la administración de proyectos, desde un punto de vista estructurado y medible.

También tenemos que el conocimiento obtenido para administrar proyectos surge principalmente de la experiencia laboral y que éste es complementado por una retroalimentación de 360 grados, que es considerada una intervencion directa que toma la forma de evaluación de desempeño y/o entrenamiento informal de administración, i.e. entrenamiento dado por un mentor. Y a su vez, hay programas de entrenamiento formal, i.e. cursos externos, que tambien vienen siendo usadas tanto para mejorar las habilidades de administracion en general, como fomentar las habilidades interpresonales.

Se podría decir que las habilidades requeridas para la administración de proyectos no puede ser obtenidas exclusivamente sea por entrenamiento formal o exclusivamente por entrenamiento informal, y para realmente tener éxito hay que utilizar ambos medios como herramientas de aprendizaje, de lo contrario siempre va a faltar una habilidad sea para tomar desiciones o simplemente para el manejo del personal.

Bibliografía

Critical Skills for IT Project Management and How They are Learned
Hazel Taylor, Jill Palzkill Woelfer,
The Information School University of Washington
2009

“Habilidades importantes para la Gestión de Proyectos de TI y como se aprenden”

El Instituto de Gestión de Proyectos tiene certificaciones profesionales creadas a partir de los estándares del PMBOK (por sus siglas en inglés “Project Management Body of Knowledge”). El PMBOK es un framework de 9 áreas del conocimiento que se divide en 5 etapas o grupos que forman el ciclo de vida de un proyecto, lo cual fue creado para dar a conocer las buenas prácticas en la gestión de proyectos.

Según el PMBOK para la Gestión de proyectos es importante conocer el entorno del proyecto, entender el área de aplicación del proyecto, las habilidades interpersonales y la gestión de los conocimientos y habilidades.

El PMI ha establecido un framework de competencias para el desempeño eficaz en la gestión de proyectos, dicho framework está constituido por 3 dimensiones las cuales son el conocimiento declarativo detallado de cada una de las 9 áreas del conocimiento establecidas por el PMBOK, normas de desempeño para cada área y competencias para el comportamiento en el desarrollo de un proyecto.

El framework de competencias esta divido en 19 las cuales son: autocontrol, equipo de Liderazgo, directividad / asertividad, orientación al logro , el pensamiento analítico , flexibilidad , cooperación y el trabajo en equipo, iniciativa , la búsqueda de información, pensamiento conceptual, impacto e influencia, orientación de servicio al cliente, la comprensión interpersonal, la construcción de relaciones, el desarrollo de otros, toma de conciencia organizacional, autoconfianza, preocupación por el orden, la calidad y exactitud y compromiso de la organización.

Caso de estudio

En el Articulo “Critical Skills for IT Project Management and How They are Learned” se narra un caso de estudio realizado a 5 empresas que tiene diferente tipo de organización, tipos de proyectos y diferentes tipos de procesos para la revisión de sus proyectos. De las empresas se escogieron a 13 personas que ejercieran la gestión de proyectos.

El estudio tenia la finalidad de contestar 3 interrogantes. El primer interrogante que tenían era cuales son los conocimientos y habilidades más importantes que los administradores de proyectos van adquiriendo durante su carrera. La segunda interrogante era para saber cuáles son las vías por las cuales han adquirido los diferentes conocimientos que tienen. Por último, querían conocer cuáles son las intervenciones de desarrollo organizacional (programas de entrenamiento, revisiones post-proyecto, entre otras) que han tenido los manejadores de proyectos y como contribuyen a sus conocimientos.

Se elaboraron diferentes entrevistas a los 13 individuos, estas se realizaron en 3 etapas cada una para dar respuesta a una de las 3 interrogantes principales del estudio. Después de obtener los datos necesarios se prosiguió a hacer un análisis de cada una de las etapas.

De los datos obtenidos en las entrevistas se obtuvieron 8 principales métodos de aprendizaje para obtener los conocimientos y habilidades de la gestión : Retroalimentación sobre el desempeño, entrenamiento formal, entrenador o mentor, reflexiones de experiencias, aprendizaje independiente, practica en comunidades, personalidad(inato) y observación a otros PMS.

Según los resultados sobre las competencias establecidas por el PIM, los 13 entrevistados coincidieron en que las más importantes son la preocupación por el orden, la calidad y la exactitud y en primero lugar consideran el liderazgo para lograr mejor desempeño en la gestión de proyectos, lo cual da respuesta a la primera interrogante de la investigación.

Para la segunda interrogante obtuvieron que la mayoría de las personas entrevistadas cree que la mejor fuente para obtener los conocimientos es la experiencia, el cual consideran el mejor método para aprender o desarrollar cada una de las competencias y fundamental para desarrollar el liderazgo. Cada una de las competencias puede desarrollarse o aprenderse por más de un método, esto según datos obtenidos de las entrevistas.

Por último, en los 3 primeros lugares como intervenciones de desarrollo de los entrevistados se tienen: El entrenamiento formal de gestión de proyectos, otras capacitaciones en gestión y hacer revisión posterior a la finalización de los propios proyectos. También se mencionaron aunque con menor importancia las asignaciones de desarrollo, evaluaciones del desempeño, participación en comunidades de práctica, asesoramiento o capacitación, retroalimentación de 360 grados, leer revisiones post-proyectos de otros proyectos y por ultimo hacer revisiones post-proyectos de otros administradores de proyectos.

Conclusión

La Gestión de proyectos es muy importante pues cada día se puede estar involucrado en diferentes proyectos, por lo cual tener las mejores prácticas y costumbres para lograr el éxito de un proyecto es indispensable. Como se pudo ver en el caso de estudio analizado anteriormente el liderazgo es un punto clave para el éxito y la experiencia que los administradores de proyectos van adquiriendo con el tiempo hace que mejoren sus habilidades y conocimientos para estar al frente de diferentes proyectos.

Las competencias establecidas por el PMI ayudan definitivamente a tener mejor visión de lo que es indispensable para llevar con éxito el desarrollo de un proyecto, estas dejan entrever lo importante que son las habilidades técnicas como las habilidades en las relaciones interpersonales.

Referencia:

Taylor H., Palzkill W. J. (2009). Critical skills for IT project management and how they are learned.

Habilidades criticas para administrar proyectos

Habilidades Criticas para Proyectos de Tecnologías de la Información y como se Adquieren

Las organizaciones están constantemente involucradas en proyectos de muchos tipos y cada uno presenta sus retos. El problema se complica por el lado administrativo en los proyectos del área de tecnologías de la información (específicamente el desarrollo de software) ya que pueden abarcar un gran número de áreas de aplicación; bajo nivel de continuidad de personas entre proyectos; alto número de interesados y alto nivel de incertidumbre entre otros problemas que no son comunes en proyectos de otro tipo.

El éxito o fracaso de un proyecto tiene que ver con la habilidad de cada miembro para desarrollar su trabajo individualmente, la capacidad de trabajo en equipo que tengan y de un líder de proyecto que sepa aprovechar toda la capacidad de su equipo y ayudar a resolver los problemas técnicos o personales que surjan. Con el fin de aumentar las posibilidades de éxito, algunas compañías y líderes de proyecto por iniciativa propia han decidido invertir en su capacitación al tomar medidas dentro de la empresa o asistir a capacitaciones formales.
El Project Management Institute (PMI) es una institución encargada de certificar a las personas en las buenas prácticas de manejo de proyectos. Esta tiene identificado una seria de habilidades y métodos muy generales para el desarrollo de proyectos de cualquier tipo. De estos muchos se pueden aplicar en el área de tecnologías de la información y otros no tienen tanta importancia.

La investigación

Un estudio realizado por Hazel Taylor y Jill Palzkill Woelfer se baso en las enseñanzas de PMI para identificar que habilidades eran consideradas las más importantes por líderes de proyecto con mucha experiencia en el área de tecnologías de la información y cuales consideraban las mejores manera de adquirir estas habilidades. Es también parte de los objetivos identificar como se puede apoyar el desarrollo de administradores de proyectos.
El método utilizado fue el de incidente crítico, mediante una serie de entrevistas y grabaciones se les presentaron 3 preguntas a un grupo de 13 participantes. Estas preguntas fueron entregadas con anticipación para darles tiempo de reflexión y obtener respuestas más elaboradas. Las preguntas que se les dieron son:

• ¿Cuales habilidades y conocimientos adquiridos consideren esenciales?
• ¿Cómo se han adquirido estas habilidades?
• ¿En qué tipo de intervención para adquirir estas habilidades han participado y como los ha ayudado?

Durante las entrevistas se tomaron en cuenta las siguientes habilidades: Autocontrol; liderazgo de equipo; asertividad; orientación a logros; búsqueda de información; orientación a las necesidades del cliente; fomentar relaciones; conocimiento de la estructura organizacional; mantener orden, calidad y exactitud; pensamiento analítico; flexibilidad; trabajo en equipo y cooperación; iniciativa; pensamiento conceptual; impacto e influencia; entendimiento interpersonal; ayudar al desarrollo de toros; confianza en uno mismo y compromiso a la organización. Sobre los métodos de aprendizaje se consideraron: retroalimentación; valoración de rendimiento; retroalimentación de 360 grados; revisión después del proyecto; y programas formales de entrenamiento.

Los datos

En las organizaciones por lo general se tiene la creencia que la habilidad técnica es más importante que las habilidades administrativas y estas se pueden absorber después de participar en diversos proyectos y observar cómo se manejan. Los métodos preferidos para preparar a los líderes son experiencia adquirida durante los proyectos y programas formales de entrenamiento.
Durante las entrevistas se logro identificar las habilidades que eran consideradas como las más críticas, según la opinión de los entrevistados, para el éxito del proyecto, las cuales son: liderazgo de equipo, fomentar relaciones, pensamiento analítico, flexibilidad, trabajo en equipo/cooperación, iniciativa, influencia y poder mantener orden, calidad y exactitud. De los conocimientos pocos valorados se encuentra conocimientos del área de aplicación ya que aunque pueden ser útiles, no son esenciales, uno se puede enfocar más en la parte administrativa para dejar los detalles técnicos a los más expertos en el área.

También se discutió los métodos que más han valorado para adquirir o perfeccionar sus habilidades, los que se identificaron son: la retroalimentación durante el proyecto, la valoración del rendimiento y la retroalimentación de 360 grados. De los menos valorados se encuentra la revisión al final del proyecto ya que no se aprenden todas las lecciones o no se le da tanta importancia.

Conclusiones

Sin duda la administración de proyecto tiene sus retos para los futuros y actuales líderes, pero con mejor preparación se pueden enfrentar los nuevos retos con las lecciones pasadas y así disminuir la repetición de errores del grupo y enfocarse en los retos técnicos. La adquisición y perfeccionamiento de las habilidades clave es un área que aún falta mucho por perfeccionar y posiblemente nunca termine. Cada problema es diferente y requiere de buena planeación y colaboración de todos para enfrentarlos, sus líderes deben obtener el mejor rendimiento del equipo y estar constantemente aprendiendo.

Bibliografía

• Hazel Taylor and Jill Palzkill Woelfer Critical Skills for IT Project Management and How they are Learned; University of Washington, Seattle, WA 98195 USA

Habilidades indispensables para la administración de proyectos y como son obtenidas

Un estudio realizado por parte de Hazel Taylor _[1] y Jill Palzkill Woelfer _[1] de la Escuela de Información en la Universidad de Washington, intenta responder a la pregunta de ¿cuáles son las habilidades más importantes que los gerentes de proyectos deben de tener para que los conlleve a proyectos exitosos y como se obtienen dichas habilidades?

Para ello entrevistaron a 13 gerentes de proyectos con diferentes grados de experiencia de 5 diferentes organizaciones. Partiendo de una tabla (ver Tabla 1) donde se enlistaron las 19 conocimientos que los gerentes deben tener según “The Project Managment Institute y Bassellier and Benbasat’s business competence” les preguntaron cuál de estos conocimientos consideraban más apremiantes para la realización de proyectos exitosos, destacando “Liderazgo de grupo’’, “Atención al orden, calidad y exactitud”, e “Impacto e influencia “como las 3 primeras.

Tabla 1. Conocimientos requeridos para gerentes de proyecto según The Project Managment Institute y Bassellier and Benbasat’s business competence
Compostura/autocontrol	Impacto e influencia
Liderazgo de grupo	Enfocado a necesidades del cliente
Dirección/asertividad	Entendimiento interpersonal
Orientado a logros	Promueve relaciones interpersonales
Pensamiento analítico	Desarrollo de otros
Flexibilidad	Consciente de la estructura de la organización a la que pertenece
Trabajo en grupo y cooperación	Seguro de sí mismo
Iniciativa	Atención al orden, calidad y exactitud
Busca información	Compromiso con la organización a la que pertenece
Pensamiento conceptual

Así mismo ante la pregunta de cómo obtuvieron estos conocimientos las respuestas con mayor puntaje fueron “Reflexión en la experiencia” y “Capacitación formal”

En la segunda etapa de la entrevista se les pregunto si habían recibido alguna capacitación formal y que tanto les fue de utilidad tal o tales entrenamientos. En su totalidad respondieron que habían recibido una capacitación formal llamada “Formal Project management training” (Capacitación formal para administración de proyectos) dándole un valor de utilidad de 2.6 (en el rango de 1 a 3, 1 para no ayudo, 2 medianamente ayudo, 3 ayudo en gran medida); “other management training” (otras capacitaciones en administración) con 2.6 y “Doing post-project reviews on own projects” (Revisión de proyectos propios ya concluidos) con 2.5

De todo lo anterior se puede resumir que “al parecer” las capacitaciones formales por si solas no son suficientes para desarrollar las habilidades que se requieren, sin embargo si ofrecen una estructura de pensamiento importante para establecer los fundamentos que posteriormente se desarrollarán a través de la práctica en el desempeño de sus funciones. Así mismo señalan, sería conveniente el promover dentro de las empresas la reflexión de la experiencia, esto se puede lograr a través de verdaderos planes de seguimiento y análisis de los proyectos durante y después de concluirlos, retroalimentación por parte de colaboradores y con diarios personales para documentar y facilitar la auto reflexión.

[1] Critical Skills for IT Project Management and How they are Learned; Hazel Taylor and Jill Palzkill Woelfer; The Information School University of Washington; Seattle WA 98195 USA +1 206 616 6110