Habilidades criticas para administrar proyectos

Habilidades Criticas para Proyectos de Tecnologías de la Información y como se Adquieren

Las organizaciones están constantemente involucradas en proyectos de muchos tipos y cada uno presenta sus retos. El problema se complica por el lado administrativo en los proyectos del área de tecnologías de la información (específicamente el desarrollo de software) ya que pueden abarcar un gran número de áreas de aplicación; bajo nivel de continuidad de personas entre proyectos; alto número de interesados y alto nivel de incertidumbre entre otros problemas que no son comunes en proyectos de otro tipo.

El éxito o fracaso de un proyecto tiene que ver con la habilidad de cada miembro para desarrollar su trabajo individualmente, la capacidad de trabajo en equipo que tengan y de un líder de proyecto que sepa aprovechar toda la capacidad de su equipo y ayudar a resolver los problemas técnicos o personales que surjan. Con el fin de aumentar las posibilidades de éxito, algunas compañías y líderes de proyecto por iniciativa propia han decidido invertir en su capacitación al tomar medidas dentro de la empresa o asistir a capacitaciones formales.
El Project Management Institute (PMI) es una institución encargada de certificar a las personas en las buenas prácticas de manejo de proyectos. Esta tiene identificado una seria de habilidades y métodos muy generales para el desarrollo de proyectos de cualquier tipo. De estos muchos se pueden aplicar en el área de tecnologías de la información y otros no tienen tanta importancia.

La investigación

Un estudio realizado por Hazel Taylor y Jill Palzkill Woelfer se baso en las enseñanzas de PMI para identificar que habilidades eran consideradas las más importantes por líderes de proyecto con mucha experiencia en el área de tecnologías de la información y cuales consideraban las mejores manera de adquirir estas habilidades. Es también parte de los objetivos identificar como se puede apoyar el desarrollo de administradores de proyectos.
El método utilizado fue el de incidente crítico, mediante una serie de entrevistas y grabaciones se les presentaron 3 preguntas a un grupo de 13 participantes. Estas preguntas fueron entregadas con anticipación para darles tiempo de reflexión y obtener respuestas más elaboradas. Las preguntas que se les dieron son:

• ¿Cuales habilidades y conocimientos adquiridos consideren esenciales?
• ¿Cómo se han adquirido estas habilidades?
• ¿En qué tipo de intervención para adquirir estas habilidades han participado y como los ha ayudado?

Durante las entrevistas se tomaron en cuenta las siguientes habilidades: Autocontrol; liderazgo de equipo; asertividad; orientación a logros; búsqueda de información; orientación a las necesidades del cliente; fomentar relaciones; conocimiento de la estructura organizacional; mantener orden, calidad y exactitud; pensamiento analítico; flexibilidad; trabajo en equipo y cooperación; iniciativa; pensamiento conceptual; impacto e influencia; entendimiento interpersonal; ayudar al desarrollo de toros; confianza en uno mismo y compromiso a la organización. Sobre los métodos de aprendizaje se consideraron: retroalimentación; valoración de rendimiento; retroalimentación de 360 grados; revisión después del proyecto; y programas formales de entrenamiento.

Los datos

En las organizaciones por lo general se tiene la creencia que la habilidad técnica es más importante que las habilidades administrativas y estas se pueden absorber después de participar en diversos proyectos y observar cómo se manejan. Los métodos preferidos para preparar a los líderes son experiencia adquirida durante los proyectos y programas formales de entrenamiento.
Durante las entrevistas se logro identificar las habilidades que eran consideradas como las más críticas, según la opinión de los entrevistados, para el éxito del proyecto, las cuales son: liderazgo de equipo, fomentar relaciones, pensamiento analítico, flexibilidad, trabajo en equipo/cooperación, iniciativa, influencia y poder mantener orden, calidad y exactitud. De los conocimientos pocos valorados se encuentra conocimientos del área de aplicación ya que aunque pueden ser útiles, no son esenciales, uno se puede enfocar más en la parte administrativa para dejar los detalles técnicos a los más expertos en el área.

También se discutió los métodos que más han valorado para adquirir o perfeccionar sus habilidades, los que se identificaron son: la retroalimentación durante el proyecto, la valoración del rendimiento y la retroalimentación de 360 grados. De los menos valorados se encuentra la revisión al final del proyecto ya que no se aprenden todas las lecciones o no se le da tanta importancia.

Conclusiones

Sin duda la administración de proyecto tiene sus retos para los futuros y actuales líderes, pero con mejor preparación se pueden enfrentar los nuevos retos con las lecciones pasadas y así disminuir la repetición de errores del grupo y enfocarse en los retos técnicos. La adquisición y perfeccionamiento de las habilidades clave es un área que aún falta mucho por perfeccionar y posiblemente nunca termine. Cada problema es diferente y requiere de buena planeación y colaboración de todos para enfrentarlos, sus líderes deben obtener el mejor rendimiento del equipo y estar constantemente aprendiendo.

Bibliografía

• Hazel Taylor and Jill Palzkill Woelfer Critical Skills for IT Project Management and How they are Learned; University of Washington, Seattle, WA 98195 USA